Responsable du traitement des données :

Le Responsable du traitement de vos données à caractère personnel est Smart Paws GmbH sise à Bad Schwartau (23611), Gutenbergstraße 3, Allemagne (« nous »). En Suisse, nous opérons par l'intermédiaire de notre succursale : Smart Paws GmbH, Zweigniederlassung Basel, Innere Margarethenstrasse 5, 4051 Basel, Suisse, elle est notre représentant en Suisse au sens de l'article 14 de la loi fédérale sur la protection des données du 25 septembre 2020 (« FADP»). Vous pouvez nous contacter par écrit à l'une des adresses ci-dessus ou par e-mail à l'adresse dataprotection@trupanion.eu.

(ci-après dénommé « nous » ou « l'entreprise »).

Objectif du traitement de vos données à caractère personnel et base légale du traitement :

Vos données à caractère personnel, nécessaires à votre participation au processus de recrutement, seront traitées par nous sur la base de l'article 6(1)(b) du règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 (« RGPD ») en liaison avec la 26e section de la loi fédérale sur la protection des données (BDSG) et, pour la Suisse, conformément aux lois applicables en matière d'emploi, dans le but de mener à bien le processus de recrutement auquel vous participez, en particulier :

- pour traiter votre demande ;

- pour évaluer vos qualifications et votre expérience personnelle ;

- le cas échéant, pour l'ouverture d'un emploi.

Au cours de la procédure de recrutement, nous traiterons les données que vous nous fournissez activement, y compris votre nom, vos coordonnées, votre CV, vos documents complémentaires, votre expérience professionnelle, vos qualifications et vos compétences, ainsi que les informations complémentaires que vous nous fournissez au cours de la procédure de candidature et les informations connexes que nous recueillons auprès de vous au cours de vos entretiens et de vos évaluations.

Le cas échéant, nous pouvons également nous renseigner sur :

- Votre droit de travailler en Allemagne/Suisse,

- Votre âge de plus de 18 ans,

- Votre préférence pour le travail à distance ou au bureau,

- Vos attentes salariales,

- Vos compétences linguistiques.

Dans le cadre de votre candidature, nous pouvons examiner des informations professionnelles accessibles au public vous concernant, telles que des données publiées sur des réseaux sociaux professionnels ou des sites web tels que LinkedIn et Xing. Pour éviter toute ambiguïté, nous ne collectons ni ne traitons les informations contenues dans les réseaux sociaux ou les sites web qui ne sont pas liés à l'entreprise ou à l'emploi.

Conformément à l'article 6(1)(a) du RGPD, nous traiterons, sur la base de votre consentement, vos données à caractère personnel autres que celles qui nous sont nécessaires pour prendre des mesures précontractuelles et que vous nous avez volontairement fournies de votre propre initiative dans votre dossier de candidature, par exemple en ce qui concerne vos passions et vos centres d'intérêt.

Si les documents de candidature que vous nous soumettez contiennent des données visées à l'article 9(1) du RGPD, votre consentement explicite à leur traitement sera requis (conformément à l'article 9(2)(a) du RGPD). Votre consentement peut être révoqué à tout moment.

Vous pouvez également remplir volontairement un formulaire contenant les questions de sélection relatives à la diversité. Les personnes postulant chez Smart Paws sont considérées sans distinction de race, d'origine ethnique, de couleur, d'âge, de sexe, de religion, d'origine nationale, d'ascendance, de grossesse, d'orientation sexuelle, de genre, d'identité ou d'expression de genre, d'informations génétiques, de handicap physique ou mental, de statut de partenaire domestique enregistré, de statut d'aidant, d'état civil, de statut d'ancien combattant ou de militaire, de citoyenneté ou de toute autre catégorie protégée par la loi. Nous pouvons vous poser une série de questions démographiques facultatives. Si vous choisissez d’y répondre, vos réponses seront utilisées globalement pour nous aider à identifier les domaines d'amélioration de nos programmes. Vos réponses, ou votre choix de ne pas répondre, ne seront pas prises en compte dans le processus d'embauche.

Le cas échéant, nous pouvons également traiter, à des fins liées à l'emploi, des catégories particulières de données à caractère personnel visées à l'article 9(1) du RGPD, si cela est nécessaire pour exercer des droits ou respecter des obligations légales découlant du droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale, et s'il n'y a aucune raison de croire que la personne concernée a un intérêt légitime prépondérant à ne pas traiter les données.

Le cas échéant, nous traiterons les données sur la base de notre intérêt légitime, conformément à l'article 6(1)(f) du RGPD, dans la mesure où cela est raisonnablement nécessaire pour établir ou préserver un droit ou une défense en justice.

Informations sur les destinataires de vos données à caractère personnel :

Le cas échéant, l'accès à vos informations personnelles peut être accordé :

- aux personnes autorisées par nous, nos employés et nos agents qui ont besoin d'accéder aux données pour exercer leurs fonctions,

- aux sous-traitants auxquels nous confions certaines tâches, notamment : les entités qui exploitent et soutiennent nos systèmes informatiques et nos serveurs ; si vous avez postulé chez nous via des portails de recrutement sur lesquels nous avons publié des offres d'emploi - à l'entité chargée de fournir les services associés au portail en question ; à l'agence de recrutement - si vous avez postulé chez nous via l'entité qui fournit les services en question, ainsi qu'aux sociétés du groupe Trupanion qui soutiennent nos processus en interne ;

- à d'autres entités lorsque la loi l'exige.

Période de conservation des données :

Nous traiterons vos données à caractère personnel pendant la période nécessaire à l'achèvement du processus de recrutement, en tenant compte des délais de prescription applicables aux plaintes. La norme adoptée dans notre organisation est une période de 6 mois suivant la fin du processus de recrutement. Si vous consentez au traitement de vos données à caractère personnel en vue d'un recrutement futur, nous conserverons vos données pendant la durée définie dans votre consentement.

Si votre candidature est retenue, les données que vous fournissez seront intégrées à votre dossier d'emploi. Vous recevrez des informations séparées concernant le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de l'emploi.

En ce qui concerne les données traitées sur la base de votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment.

En ce qui concerne notre traitement de vos données à caractère personnel, vous disposez des droits suivants, le cas échéant et dans les limites de la loi :

- le droit d'accès et de rectification, le droit de restreindre le traitement de vos données et le droit à la portabilité des données,

- le droit de demander l'effacement de vos données à caractère personnel, sauf si le traitement est nécessaire pour respecter nos obligations légales et pour l’établissement, l'exercice ou la défense de droits en justice,

- le droit de s'opposer au traitement des données à caractère personnel à des fins fondées sur nos intérêts légitimes,

- dans le cas de données à caractère personnel traitées sur la base de votre consentement, le droit de retirer votre consentement au traitement de ces données, ce qui n'affecte pas la légalité du traitement de ces données avant le retrait du consentement,

- en vertu du RGPD, si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel n'est pas conforme à la législation européenne applicable en matière de protection des données, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle de la protection des données du pays dans lequel vous avez votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où la violation présumée s'est produite. Une liste des autorités compétentes dans chaque État membre est disponible sur Internet, ou sur www.bfdi.bund.de sous la rubrique « Adresses et liens ». Dans le cadre de la FADP, le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) est chargé de tâches dans les domaines de la protection des données et du principe de la liberté d'information.

Nous nous efforcerons de traiter votre demande rapidement et de répondre à toute question que vous pourriez avoir concernant le traitement de vos données à caractère personnel. Nous vous répondrons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. Si ce délai est prolongé en raison de la complexité de la demande ou du nombre de demandes que nous recevons, nous vous informerons de la prolongation et des raisons qui la motivent.

Si nous avons des doutes raisonnables quant à l'identité de la personne qui fait la demande, nous pouvons demander les informations supplémentaires nécessaires pour confirmer l'identité de la personne. Il n'est pas obligatoire de fournir ces informations, mais si elles ne sont pas fournies, la demande sera rejetée.

Nous conservons les informations sur les demandes que nous recevons afin de démontrer notre conformité au principe de responsabilité mentionné dans le RGPD et d'établir, de protéger et de poursuivre les réclamations.

Fourniture de données à caractère personnel dans le cadre d'une obligation légale ou contractuelle :

Il se peut que nous ne puissions pas traiter votre candidature si vous ne fournissez pas les données à caractère personnel requises pour le processus de recrutement.

Transferts de données vers des pays tiers (en dehors de l'Espace économique européen) :

Vos données à caractère personnel peuvent être transférées en dehors de l'EEE dans les cas suivants :

- notre utilisation des services Microsoft 365, y compris la messagerie électronique. Microsoft se conforme aux lois européennes sur la protection des données par le biais de clauses contractuelles standard et est certifié en vertu du cadre de protection des données UE-États-Unis. En outre, dans le cadre de notre utilisation des outils et systèmes fournis par Microsoft, nous avons la possibilité de stocker les données au sein de l'Union européenne ;

- le soutien de nos processus internes par les sociétés du groupe Trupanion, y compris dans le cadre de la fourniture de systèmes de recrutement. Dans ce cas, vos données peuvent être transférées conformément aux garanties pertinentes en matière de protection des données :

- au Royaume-Uni sur la base de la décision de la Commission européenne ou du Conseil fédéral constatant un niveau de protection adéquat en vertu de la législation européenne et suisse sur la protection des données,

- aux États-Unis - sur la base des clauses contractuelles types applicables conformément à la décision de la Commission européenne/la reconnaissance par le PFPDT conclues entre les sociétés du groupe Trupanion,

- au Canada sur la base de la décision de la Commission européenne ou du Conseil fédéral constatant un niveau de protection adéquat en vertu de la législation européenne et suisse sur la protection des données.

Nous pouvons utiliser d'autres outils fournis par des entités sises aux États-Unis. Si ces fournisseurs participent au cadre de protection des données UE-États-Unis, les transferts de données reposeront sur des décisions d'adéquation. Dans le cas contraire, les transferts utiliseront des clauses contractuelles standard. Vous pouvez en demander une copie en nous envoyant un e-mail à l'adresse dataprotection@trupanion.eu.

Pour les traitements de données soumis au RGPD - Smart Paws est une société sise en Allemagne, en nous fournissant vos données à caractère personnel dans le cadre du processus de recrutement, vous transférez vos données à caractère personnel en dehors de la Suisse.

Dans le cas du traitement de données à caractère personnel soumises à la FADP, les transferts de données aux sociétés de Trupanion basées dans l'Union européenne et à Microsoft Ireland Operations Limited auront lieu sur la base de la décision d'adéquation du Conseil fédéral.

Le processus de recrutement ne fait pas l'objet d'une prise de décision automatisée sur la base des données à caractère personnel reçues.