Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:
Der Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Smart Paws GmbH mit Sitz in der Gutenbergstraße 3, 23611 Bad Schwartau, Deutschland („wir"). In der Schweiz sind wir über unsere Niederlassung tätig: Smart Paws GmbH, Zweigniederlassung Basel, Innere Margarethenstrasse 5, 4051 Basel, Schweiz. Diese fungiert als unser Vertreter in der Schweiz im Sinne von Artikel 14 des Bundesgesetzes über den Datenschutz vom 25. September 2020 („DSG"). Sie können uns schriftlich unter einer der oben genannten Adressen oder per E-Mail unter dataprotection@trupanion.eu erreichen.
(im Folgenden als „wir" oder „Unternehmen" bezeichnet).
Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung:
Ihre personenbezogenen Daten, die für Ihre Teilnahme am Einstellungsverfahren erforderlich sind, werden von uns auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b der Allgemeinen Datenschutzverordnung vom 27. April 2016 („DSGVO") in Verbindung mit § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und, im Falle der Schweiz, in Übereinstimmung mit den geltenden arbeitsrechtlichen Vorschriften, insbesondere zum Zweck der Durchführung des Einstellungsverfahrens, an dem Sie teilnehmen, verarbeitet:
- um Ihre Bewerbung zu bearbeiten;
- um Ihre Qualifikationen und Ihre persönliche Erfahrung zu beurteilen;
- gegebenenfalls für die Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses.
Im Laufe des Einstellungsverfahrens verarbeiten wir die Daten, die Sie uns aktiv zur Verfügung stellen, einschließlich Ihres Namens, Ihrer Kontaktinformationen, Ihres Lebenslaufs, zusätzlicher Dokumente, Ihrer Berufserfahrung, Ihrer Qualifikationen und Fähigkeiten sowie zusätzlicher Informationen, die Sie uns im weiteren Verlauf des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung stellen, und damit zusammenhängender Informationen, die wir im Rahmen Ihrer Vorstellungsgespräche und Beurteilungen von Ihnen erhalten.
Gegebenenfalls können wir auch Auskünfte einholen über:
- Ihr Recht auf Arbeit in Deutschland/Schweiz,
- Ihr Alter (ob Sie über 18 Jahre alt sind),
- Ihre Präferenz hinsichtlich eines Einsatzes im Büro oder im Homeoffice,
- Gehaltsvorstellungen,
- Sprachkenntnisse.
Im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung können wir öffentlich zugängliche berufliche Informationen über Sie prüfen, wie z. B. Daten, die in geschäftlichen und beruflichen sozialen Netzwerken oder Websites wie LinkedIn und Xing veröffentlicht wurden. Um Zweifel auszuschließen: Wir sammeln oder verarbeiten keine Informationen, die in sozialen Netzwerken oder auf Websites enthalten sind, die nicht in einem geschäftlichen oder beschäftigungsbezogenen Kontext stehen.
Gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO verarbeiten wir auf der Grundlage Ihrer Einwilligung personenbezogene Daten, die nicht für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind und die Sie uns in Ihren Bewerbungsunterlagen freiwillig zur Verfügung gestellt haben, z.B. über Ihre Neigungen und Interessen.
Wenn die Bewerbungsunterlagen, die Sie uns übermitteln, Daten gemäß Artikel 9 Absatz 1 der DSGVO enthalten, ist Ihre ausdrückliche Zustimmung zu deren Verarbeitung erforderlich (gemäß Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a der DSGVO). Ihre Zustimmung kann jederzeit widerrufen werden.
Sie können freiwillig ein Formular mit Fragen zum Diversity-Screening ausfüllen. Personen, die sich bei Smart Paws um eine Stelle bewerben, werden unabhängig von ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Alter, Geschlecht, Religion, nationaler Herkunft, Abstammung, Schwangerschaft, sexueller Orientierung, Geschlechtsmerkmalen, Geschlechtsidentität, geschlechtlichem Ausdruck, genetischen Informationen, körperlicher oder geistiger Behinderung, eingetragener Lebenspartnerschaft, Pflegeverantwortung, Familienstand, Veteranen- oder Militärstatus, Staatsbürgerschaft oder einer gesetzlich geschützten Kategorie berücksichtigt. Wir können Ihnen freiwillige demografische Fragen stellen. Wenn Sie sich entscheiden, diese zu beantworten, werden Ihre Antworten ausschließlich in zusammengefasster Form verwendet, um Verbesserungsmöglichkeiten in unseren Programmen zu identifizieren. Ihre Antworten – oder Ihre Entscheidung, nicht zu antworten – werden im Auswahlverfahren nicht berücksichtigt.
Gegebenenfalls können wir auch besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Artikel 9 Absatz 1 DSGVO für beschäftigungsbezogene Zwecke verarbeiten, wenn dies zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen aus dem Arbeitsrecht, der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutzrecht erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass die betroffene Person ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtverarbeitung der Daten hat.
Gegebenenfalls verarbeiten wir die Daten auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO - soweit dies zur Begründung oder Wahrung eines Rechtsanspruchs oder zur Verteidigung erforderlich ist.
Angaben zu den Empfängern Ihrer personenbezogenen Daten:
Gegebenenfalls kann der Zugang zu Ihren persönlichen Daten gewährt werden:
- an von uns befugte Personen, unsere Mitarbeiter und Partner, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben auf die Daten zugreifen müssen,
- an die Auftragsverarbeiter, an die wir eine bestimmte Aufgabe auslagern, darunter: die Einrichtungen, die unsere IT-Systeme und unsere Server betreiben und unterstützen; wenn Sie sich über Personalvermittlungsportale, auf denen wir Stellenangebote veröffentlicht haben, bei uns beworben haben - an die Einrichtung, die für die Erbringung der mit dem betreffenden Portal verbundenen Dienstleistungen verantwortlich ist; an die Personalvermittlungsagentur - wenn Sie sich über die Einrichtung, die die betreffenden Dienstleistungen erbringt, bei uns beworben haben, sowie an die Unternehmen der Trupanion-Gruppe, die unsere Prozesse intern unterstützen;
- an andere Stellen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
Dauer der Datenspeicherung:
Ihre personenbezogenen Daten werden von uns für den Zeitraum verarbeitet, der für den Abschluss des Einstellungsverfahrens erforderlich ist, wobei die geltenden Verjährungsfristen für Ansprüche berücksichtigt werden. Der in unserer Organisation geltende Standard ist ein Zeitraum von 6 Monaten nach Abschluss des Einstellungsverfahrens. Wenn Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für zukünftige Einstellungen zustimmen, werden wir Ihre Daten für die in Ihrer Zustimmung angegebene Dauer aufbewahren.
Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, werden die von Ihnen angegebenen Daten Teil Ihrer Personalakte. Über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Einstellung werden Sie gesondert informiert.
Bei Daten, die auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeitet werden, haben Sie das Recht, diese jederzeit zu widerrufen.
In Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben Sie, soweit anwendbar und im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, die folgenden Rechte:
- das Recht auf Auskunft und Berichtigung, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten und das Recht auf Datenübertragbarkeit,
- das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, es sei denn, die Verarbeitung ist zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen und zur Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich,
- das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten für Zwecke, die auf unseren berechtigten Interessen beruhen,
- im Falle personenbezogener Daten, die auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeitet werden, das Recht, Ihre Einwilligung in die Verarbeitung dieser Daten durch uns zu widerrufen, was die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung dieser Daten vor dem Widerruf der Einwilligung nicht berührt,
- nach der DSGVO können Sie, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht im Einklang mit dem geltenden europäischen Datenschutzrecht steht, eine Beschwerde bei der Datenschutzaufsichtsbehörde des Landes einreichen, in dem Sie Ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, in dem Sie arbeiten oder in dem der mutmaßliche Verstoß stattgefunden hat. Eine Liste der zuständigen Behörden in den einzelnen Mitgliedstaaten finden Sie im Internet oder unter unter der Rubrik „Adressen und Links". Im Rahmen des DSG ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte („EDÖB") für Aufgaben im Bereich des Datenschutzes und des Grundsatzes der Informationsfreiheit zuständig.
Wir werden uns bemühen, Ihre Anfrage umgehend zu bearbeiten und alle Fragen zu beantworten, die Sie bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben. Wir werden innerhalb von 30 Tagen nach Eingang Ihrer Anfrage antworten. Sollte sich diese Frist aufgrund der Komplexität der Anfrage oder der Anzahl der bei uns eingehenden Anfragen verlängern, werden wir Sie über die Verlängerung und die Gründe dafür informieren.
Wenn wir begründete Zweifel an der Identität der antragstellenden Person haben, können wir zusätzliche Informationen anfordern, um die Identität der antragstellenden Person zu bestätigen. Die Angabe dieser Informationen ist nicht verpflichtend, aber bei fehlender Angabe kann der Antrag abgelehnt werden.
Wir bewahren Informationen über die bei uns eingehenden Anfragen auf, um die Einhaltung des in der DSGVO genannten Grundsatzes der Rechenschaftspflicht nachzuweisen und um Ansprüche festzustellen, zu schützen und zu verfolgen.
Bereitstellung personenbezogener Daten als gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung:
Es kann sein, dass wir Ihre Bewerbung nicht bearbeiten können, wenn Sie die für das Einstellungsverfahren erforderlichen personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen.
Übermittlung von Daten in Drittländer (außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums):
Ihre personenbezogenen Daten können im Zusammenhang mit der Übermittlung außerhalb des EWR übermittelt werden:
- die Nutzung von Microsoft 365-Diensten durch uns, einschließlich E-Mail. Microsoft hält die europäischen Datenschutzgesetze durch Standardvertragsklauseln ein und ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Darüber hinaus machen wir im Rahmen der Nutzung der uns von Microsoft zur Verfügung gestellten Tools und Systeme von der Möglichkeit Gebrauch, Daten innerhalb der Europäischen Union zu speichern;
- die Unterstützung unserer internen Prozesse durch Unternehmen der Trupanion-Gruppe, auch in Verbindung mit der Bereitstellung von Rekrutierungssystemen für uns. In diesem Fall können Ihre Daten im Einklang mit den einschlägigen Datenschutzgarantien übermittelt werden:
- in das Vereinigte Königreich auf der Grundlage des Beschlusses der Europäischen Kommission/des Bundesrates, der ein angemessenes Schutzniveau nach europäischem/schweizerischem Datenschutzrecht feststellt,
- in die Vereinigten Staaten - auf der Grundlage der geltenden Standardvertragsklauseln gemäß der Entscheidung der Europäischen Kommission/der Anerkennung durch den EDÖB, die zwischen Unternehmen der Trupanion-Gruppe geschlossen wurden,
- nach Kanada auf der Grundlage des Beschlusses der Europäischen Kommission/des Bundesrates, der ein angemessenes Schutzniveau nach europäischem/schweizerischem Datenschutzrecht feststellt.
Wir können andere Tools verwenden, die von in den USA ansässigen Unternehmen bereitgestellt werden. Wenn diese Anbieter am „EU-US-Datenschutzrahmen" teilnehmen, stützen sich die Datenübermittlungen auf Angemessenheitsbeschlüsse. Andernfalls werden für die Übermittlung Standardvertragsklauseln verwendet. Sie können eine Kopie per E-Mail an dataprotection@trupanion.eu anfordern.
Für die Datenverarbeitung, die dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) unterliegt, gilt Folgendes: Smart Paws ist ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Mit der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Teilnahme am Einstellungsverfahren übermitteln Sie diese Daten außerhalb der Schweiz.
Im Falle der Verarbeitung personenbezogener Daten, die den Bestimmungen des DSG unterliegen, erfolgt die Datenübermittlung an Trupanion-Unternehmen mit Sitz in der Europäischen Union und an Microsoft Ireland Operations Limited auf der Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses des Bundesrates.
Der Einstellungsprozess unterliegt keiner automatisierten Entscheidungsfindung auf Grundlage der erhaltenen personenbezogenen Daten.